現状、自社のホームページを頻繁に更新する状況にあるのなら、社員の業務負担のことも考え、その更新業務を含めたホームページの維持・管理を外注することも検討してもいいかも知れません。
しかし、そのホームページが、年に数度、たまにしか更新しないものであるならば、経費削減の観点から、“社内の誰かに更新作業をやらせる”といった考え方もあるでしょう。また、“いずれは社内でホームページの更新ができるようになりたい“と思っている方もいるでしょう。そこで、今回は、社内でホームページを運営するメリットとデメリットを簡単にお伝えしておきます。
まず、メリットは
ランニングコストが安くなる。
社内でホームページを運営する最大のメリットは、ホームページのランニングコストが安くなることです。更新作業等を業者に外注する費用が０円になるわけですから、ホームページをWordPress等のランニングコストのかからないテンプレートで作成していれば、ホームページにかかる費用は、ドメイン代・サーバー代だけで済みます。
その費用は、年間で１万円程でしょうか。もし、ホームページをクラウド上で作成するホームページサービス（例えば、ペライチとかグーペとか）を利用しているならば、ドメイン代とそのサービス利用料だけで済みます。
即、情報発信ができる。
社内でホームページを運営するということは、更新作業も追加ページの作成も社内でおこなうことになります。それにより、今、発信したい情報を今すぐに発信できるメリットがあります。更新代行業者が介在していると、その業者の都合により、どうしてもホームページに掲載されるまでにタイムラグが出てしまいます。
では、デメリットはどうでしょうか。
『知識・スキル』が必要。『時間』も取られる。
まず、最初にお話ししておくことは、「ホームページは誰でも簡単に作れない」ということです。よく、“誰でも簡単に作れます”というキャッチフレーズのホームページ作成サービスを見かけますが、これは、“このサービスの操作が簡単です”という意味合いです。
その操作が簡単なサービスでも、当たり前ですが、最初は、その操作を覚えなければなりません。それ相応の勉強が必要です。これは、WordPressで作ったホームページにも言えることです。そのうえ、ホームページを作るための知識やスキルも必要となってきます。また、その知識やスキルをアップデートし、常に最新のものにしておく必要があります。そのためには、担当する社員の、ある程度の時間の犠牲が伴います。
『維持』をしなければならない。
社内でホームページを運営するにあたってのもうひとつのデメリットは、今お話しした知識やスキルを社内でずっと維持・共有できるかということです。特定の社員だけの知識やスキルにしてしまうと、その社員が会社を辞めてしまった場合、社内に何も残りません。“ホームページを担当していた社員が辞めてしまって、担当できる人が誰もいなくなった”って、嘆いている事業者もたまに見かけます。特に、小規模事業者にその傾向があります。社内で、ホームページの知識やスキルを維持・共有できるのかどうか、結構、本気に取り組まないと難しいことです。
担当者の業務負担が増える。
小規模事業者にあって、ホームページの担当を任されたものは、多くの場合、本来の業務との兼務になります。兼務になると、どうしても、本来の業務が優先となるのでホームページに割く時間は後回しにされます。それにより、ホームページの更新が滞ったり、すぐできる作業でも時間がかかったりします。そうならないために、社内でのホームページの位置づけを社員全員が認識しておくことや、いち担当者にだけ業務の負担が増えないような社内での取り組みも必要となってきます。
自社でホームページを運営するには、甘く考えないことです。まずは、勉強する。その勉強したことを常に最新のものにしておく。そして、社内でそれをちゃんと維持・共有し、社長のリーダーシップのもと、会社をあげてホームページを運営していく気構えが必要です。それができれば、会社のホームページは、問題なく自社で運営できます。
ただ、どう考えても、知識やスキルの習得に時間を割くことが出来ない、また、その知識やスキルをアップデートし、維持することも難しい場合は、ホームページ作成業者に予算を相談し、その代行業務を委託することです。その中で、ちょっとした更新作業なら社内でもできるぐらいの知識やスキルを身につけておくのがいいと思います。
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